En del tycker det finns allt för många lagar och regler. Kanske har de rätt, men faktum är att utan lite struktur får du ingenting gjort. Det är en princip som gäller i flera olika områden här i livet. Både familjer och arbetsplatser fungerar bättre när det finns vissa regler. De behöver inte vara skrivna i sten, men gör så att allting flyter på lite smidigare. Som när du ger ut en arbetsorder.
Vissa personer går till arbetet varje dag och vet exakt vad de ska göra. De har sina uppgifter och ser till att dessa blir utförda. Andra får en ny arbetsorder flera gånger varje dag. När de är klara med en så går de vidare till nästa. Eller så är du en arbetsledare med flera under dig. Ditt jobb är att hålla reda på alla projekt och arbetsorder. Inte alltid det lättaste, speciellt om det inte finns några regler.
Hålla ordning på alla dina order
Det säger sig självt att regler behövs. Huruvida de måste vara så många eller detaljerade kan vara ämne för diskussion. Men som med allting annat så beror det på situationen. För att en verksamhet ska fungera måste det finnas arbetsorder. Alla ska ha klart för sig vad som förväntas av dem, och kunden ska kunna vara säker på att få det den beställt. Men processen mellan beställning och fakturering kan vara lång och behöver därför vara styrd av regler. Ett modernt arbetsordersystem.
Dagens sätt att arbeta skiljer sig inte så väldigt mycket från hur de var för några decennier sedan. Skillnaden idag är att du har flera hjälpmedel som kan förbättra processen. System som tillåter dig att ha kontroll över alla dina arbetsorder. Som ger de anställda klara instruktioner och bibehåller samarbetet mellan de olika avdelningarna. Besök deras webbplats här och se om det är något för ditt företag.
Det lönar sig att investera i ett bra ordersystem. När du sysslar med något varje dag så blir det mer effektivt genom att ha de rätta verktygen. Om en order tappas bort eller inte blir utförd på rätt sätt kan det ha stora konsekvenser. Kunden har inte bara rätt att klaga och kanske få sina pengar tillbaka. Ditt rykte och kommande beställningar ligger i farozonen. Samtidigt så ska också kunden ha sitt ansvar, vilket bara går om de får den korrekta fakturan till rätt tid.
Hålla jämna steg
Ibland kan en arbetsorder vara lång. Du har ett projekt, eventuellt med delmål som ska nås. Vanligtvis så tillkommer det justeringar eller behov av något som inte var planerat. Då gäller det att hålla jämna steg. Att alla får ta del av det som är nytt så att de kan anpassa sin arbetsdag. TechWorld skriver i en artikel om uppdaterade arbetsorder.
Det är här som teknologin verkligen kan vara till hjälp. Istället för att skicka ut ett memo till alla avdelningar och hoppas att de läser det kan du bara uppdatera arbetsordern. De som är påverkade av det nya kommer att kunna ta del av det. Du slipper en massa extra arbete som inte bara tar tid men som också öppnar dörren för den mänskliga faktorn. Speciellt om du har som vana att skriva papperslappar.
En annan vanlig situation är när ett teams arbete påverkar en annan grupp. Som när du inte kan sätta upp golvlisterna för att elektrikerna inte är klara. Om du hade fått veta att det var förseningar kunde du ha gjort något annat. Kommunikation och uppdatering måste fungera väl. Ny Teknik rapporterar i den här artikeln om vikten av effektiv arbetsorder.
Allt styrs av regler
Nu är det inte bara effektiva arbetsorder som är viktiga. De ska följas också. Eller rättare sagt, reglerna runt arbetsordern måste iakttas. Det är så vanligt att låta de anställda ta hand om chefernas privata intressen. När du ändå är i närheten kan du klippa min gräsmatta också. Men det är inte riktigt korrekt, utan det finns regler och lagar som styr dessa saker. Skövde Nyheter skriver i en artikel om hur reglerna för arbetsorder måste följas.
Samhället är till viss grad uppbyggt runt lagar. Du förväntas följa dem och arbetsorder är inget undantag. De som bryter mot dessa regler kan bli anklagade för olika saker. Framför allt så leder reglerna dock till att företagen kan fungera. När alla vet vad de ska göra så blir det bättre. Du har dina uppgifter, en tidsfrist samt en klar tanke om vad ersättningen ska vara.
När arbetet väl är fullfört så ska du rapporter. Det kan också förenklas genom att ha ett bra system för orderhantering. Ju färre gånger du måste knappa in uppgifterna desto bättre. Om det sedan går direkt till fakturering och allt det ekonomiska desto bättre. Att vara effektiv innebär ofta att tjäna pengar. Vilket betyder att det ligger i ditt eget intresse att satsa på att arbetsorder och alla dess regler.
Nyttan av effektiva arbetsorder
Det är alltså helt normalt att få en arbetsorder. Tänk bara på de som jobbar inom fastighetsskötsel. Varje dag kommer det in flera telefonsamtal och mejl om saker som måste åtgärdas. När personalen kommer på morgonen så ligger det en lista på allt de ska hinna med den dagen. Problemen uppstår när dessa order inte är effektiva eller klart uttryckta. Uppdateringarna ska kunna tillfogas utan allt för stora dröjsmål så att alla hela tiden vet vad som gäller. Samt reglerna runt arbetsordern måste respekteras.
